El formulario I-9 es un documento utilizado por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés) para verificar la elegibilidad de empleo de una persona en Estados Unidos. Este formulario es requerido por la ley y debe ser completado por todos los empleadores que contraten a personas para realizar trabajos o servicios en Estados Unidos a cambio de salarios u otra remuneración.
Propósito del formulario I-9
El propósito del formulario I-9 es asegurar que los empleadores contraten únicamente a personas autorizadas para trabajar en Estados Unidos. Al completar este formulario, los empleadores pueden verificar la identidad y autorización de empleo de los nuevos empleados, lo que ayuda a prevenir la contratación de personas no autorizadas para trabajar en el país.
Quién debe completar el formulario I-9
Todos los empleadores que contraten a personas para realizar trabajos o servicios en Estados Unidos a cambio de salarios u otra remuneración deben completar el formulario I-9. Esto incluye a todos los empleadores estadounidenses, independientemente de su tamaño o industria.
El formulario I-9 debe ser completado tanto por los empleados como por los empleadores (o representantes autorizados del empleador). El empleado debe dar fe de su autorización de empleo en el formulario, mientras que el empleador debe examinar la elegibilidad del empleo e identificar los documentos presentados por el empleado.
Fecha límite para completar el formulario I-9
El empleado debe completar la Sección 1 del formulario I-9 en el momento de la contratación. El empleador, por su parte, puede revisar los documentos del empleado y completar la Sección 2 en cualquier momento a partir de la fecha en que el empleado acepte la oferta de trabajo y complete la Sección 1.
El empleador debe completar la Sección 2 dentro de tres días laborales a partir de la fecha de contratación del empleado. Es importante cumplir con esta fecha límite para evitar posibles infracciones relacionadas con el formulario I-9.
Requisitos para completar la Sección 1 del formulario I-9
Para completar la Sección 1 del formulario I-9, el empleado debe proporcionar la siguiente información:
- Nombre completo
- Dirección
- Fecha de nacimiento
- Número de Seguro Social (opcional)
- Estado migratorio (ciudadano, residente permanente, no ciudadano autorizado para trabajar, etc.)
- Fecha de inicio de empleo
- Firma del empleado
El empleado también debe seleccionar una de las siguientes opciones para confirmar su autorización de empleo:
- Soy ciudadano de Estados Unidos
- Soy residente permanente
- Soy un extranjero autorizado para trabajar
- No soy un ciudadano de Estados Unidos ni un extranjero autorizado para trabajar
El empleado debe firmar y fechar la Sección 1 del formulario I-9 en el momento de la contratación.
Requisitos para completar la Sección 2 del formulario I-9
Para completar la Sección 2 del formulario I-9, el empleador debe examinar los documentos presentados por el empleado para verificar su identidad y autorización de empleo. El empleador debe asegurarse de que los documentos sean válidos y se relacionen con la persona que está siendo contratada.
El empleador debe registrar la siguiente información en la Sección 2 del formulario I-9:
- Nombre del empleado
- Nombre del empleador o representante autorizado
- Título del empleador o representante autorizado
- Fecha de contratación
- Documentos presentados por el empleado (por ejemplo, pasaporte, tarjeta de residencia, permiso de trabajo, etc.)
- Número de documento, fecha de vencimiento y país emisor (si corresponde)
- Firma del empleador o representante autorizado
El empleador debe completar la Sección 2 del formulario I-9 dentro de tres días hábiles a partir de la fecha de contratación del empleado. Es importante cumplir con esta fecha límite para evitar posibles infracciones relacionadas con el formulario I-9.
Designación de un representante autorizado para completar el formulario I-9
El empleador puede designar a una persona como representante autorizado para completar, actualizar o hacer correcciones a la Sección 2 o al Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación, en su nombre. El representante autorizado puede ser un miembro del público general, oficiales de personal, capataces, agentes o notarios públicos.
Es importante tener en cuenta que el empleador es responsable de cualquier infracción relacionada con el formulario I-9 o el proceso de verificación, incluidas las infracciones cometidas por el representante autorizado. Los empleados no pueden actuar como representantes autorizados para su propio formulario I-9.
Responsabilidad del empleador en relación al formulario I-9
Los empleadores tienen la responsabilidad de completar y presentar el formulario I-9 por cada persona que contraten para trabajar en Estados Unidos. Esto incluye a ciudadanos y no ciudadanos, y tanto empleados como empleadores (o representantes autorizados del empleador) deben completar el formulario.
El empleador debe asegurarse de que el empleado complete la Sección 1 del formulario al momento de la contratación. Además, el empleador debe revisar y completar la Sección 2 del formulario dentro de tres días hábiles desde la contratación del empleado.
Es importante destacar que los empleadores deben conservar el formulario I-9 y estar disponibles para su inspección por parte de funcionarios gubernamentales autorizados. El incumplimiento de estas responsabilidades puede resultar en sanciones y multas para el empleador.
Excepciones para completar el formulario I-9
No se debe completar el formulario I-9 para empleados contratados en o antes del 6 de noviembre de 1986 (o en o antes del 27 de noviembre de 2009, en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte), que continúan en su empleo y tienen una expectativa razonable de empleo en todo momento.
Tampoco se debe completar el formulario I-9 para empleados que realizan trabajo doméstico ocasional en una casa privada de forma esporádica, irregular o intermitente, para contratistas independientes, para empleados de un contratista que proporciona servicios por contrato o para aquellos que no están trabajando físicamente en suelo estadounidense.
Si una persona trabaja por cuenta propia y es empleado de una entidad comercial separada, como una corporación o sociedad, tanto el empleado como el empleador deben completar el formulario I-9.
Contratación de personas autorizadas para trabajar en Estados Unidos
Es importante destacar que los empleadores no pueden contratar a una persona que se sabe que no está autorizada para trabajar en Estados Unidos. Verificar la identidad y autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en el país es una responsabilidad legal y ética de los empleadores.
Al completar el formulario I-9, los empleadores pueden asegurarse de que están contratando a personas autorizadas para trabajar en Estados Unidos y cumplir con las leyes de inmigración y empleo del país.
Verificación de identidad y autorización de empleo
La verificación de identidad y autorización de empleo es un proceso importante que los empleadores deben llevar a cabo al contratar a nuevas personas. Esto implica examinar los documentos presentados por el empleado para verificar su identidad y autorización de empleo.
El empleado debe presentar documentos aceptables que evidencien su identidad y autorización de empleo. El empleador debe examinar estos documentos y determinar si son válidos y se relacionan con la persona que está siendo contratada.
Es importante destacar que el empleador debe registrar esta información en el formulario I-9, incluyendo el nombre del empleado, los documentos presentados, el número de documento, la fecha de vencimiento y el país emisor (si corresponde).
Procedimiento alternativo para examinar documentos de empleados
Algunos empleadores pueden examinar los documentos de los empleados de manera remota bajo un procedimiento alterno aprobado por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés). Este procedimiento permite a los empleadores examinar los documentos de los empleados de forma electrónica, en lugar de realizar un examen físico.
Para obtener información adicional sobre este procedimiento alternativo, los empleadores deben consultar las instrucciones especiales en el formulario I-9 o comunicarse con el DHS.
Conservación y disponibilidad del formulario I-9
Los empleadores deben conservar el formulario I-9 y estar disponibles para su inspección por parte de funcionarios gubernamentales autorizados. El formulario I-9 debe ser conservado durante el período de empleo del empleado y durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la terminación del empleo, lo que sea más tarde.
Es importante tener en cuenta que los empleadores deben asegurarse de que el formulario I-9 esté completo y sea legible. Además, el formulario I-9 debe estar disponible para su inspección en el lugar de trabajo dentro de los tres días hábiles posteriores a la solicitud de inspección por parte de funcionarios gubernamentales autorizados.
Excepción para empleados contratados por menos de tres días hábiles
No se debe completar el formulario I-9 para empleados contratados por menos de tres días hábiles. Sin embargo, si el empleado es contratado por más de tres días hábiles, el formulario I-9 debe ser completado y conservado por el empleador.
Es importante tener en cuenta que los empleadores deben cumplir con todas las regulaciones y requisitos relacionados con el formulario I-9 para evitar posibles sanciones y multas. La verificación de la identidad y autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos es una responsabilidad legal y ética de los empleadores.
Referencias
https://www.uscis.gov/es/central-i-9/recursos-sobre-el-formulario-i-9/manual-para-empleadores-m-274/20-quien-debe-completar-el-formulario-i-9
https://www.uscis.gov/es/i-9
https://laredhispana.org/inmigracion/que-es-y-quien-debe-completar-el-formulario-i-9
https://aghelpwanted.org/updates/AGWU-20200930_001.pdf
https://es.linkedin.com/pulse/contratando-extranjeros-en-los-estados-unidos-el-formulario-vcqqf
https://legalaidatwork.org/es/factsheet/i-9-audits/
https://immigrateme.com/es/i-9-conformidad/
https://us.marca.com/actualidad/2023/12/09/6574c7e3e2704e5aad8b4586.html